シフト作成は「誰もやりたくない仕事」だった
介護施設のシフト作成は、想像以上に手間のかかる仕事です。
ある400人規模の総合病院の介護部門では、毎月のシフト作成に約30時間を費やしていました。主任が1人でExcelに手入力し、スタッフの希望休・有給・夜勤回数・連勤制限などを頭の中で管理しながら組んでいたのです。
「間違えたら現場が回らない」というプレッシャーもあり、主任の精神的な負担も大きい状態でした。
なぜExcelでは限界があるのか
Excelでのシフト管理には、3つの根本的な問題があります。
- ルールが属人化している: 「Aさんは水曜NG」「Bさんは夜勤連続2回まで」といったルールが、担当者の頭の中にしかない
- 変更に弱い: 1人の希望が変わると、連鎖的に全体を組み直す必要がある
- 引き継ぎできない: 担当者が休むと、誰もシフトを組めない
これは「Excelが悪い」のではなく、手作業の限界です。
Googleスプレッドシート + GASで自動化
私たちが提案したのは、Googleスプレッドシートと Google Apps Script（GAS）を組み合わせた自動シフト作成の仕組みです。
具体的には、以下の流れで動きます。
- スタッフがGoogleフォームで希望休を入力（紙の回収が不要に）
- スプレッドシートにルールを登録（夜勤上限・連勤制限・相性など）
- ボタン1つでシフト案を自動生成（GASがルールに従って配置）
- 主任は微調整するだけ（ゼロから組む必要がない）
特別なシステムの導入は不要です。Googleアカウントがあれば、すぐに始められます。
導入の結果
この仕組みを導入した結果、以下の変化がありました。
- シフト作成時間: 月30時間 → 月10〜15時間に短縮（※該当施設での実績。条件により異なります）
- ミスの減少: 連勤超過や夜勤偏りが自動チェックされ、見落としが大幅に減少
- 引き継ぎが可能に: ルールがスプレッドシートに明文化されているため、担当者以外でも運用しやすくなった
主任からは「毎月の憂鬱がなくなった」という言葉をいただきました。
大事なのは「ツール」ではなく「業務の整理」
シフト自動化で最も重要なのは、実はツールそのものではありません。**「今のルールを言語化する」**というステップです。
「なんとなくこうしている」という暗黙のルールを整理し、スプレッドシートに落とし込む。この作業を一緒にやることで、業務の属人化そのものが解消されます。
ムラシンAIでは、業務ルールの整理から、御施設に合った仕組みの構築、定着まで伴走します。
シフト作成の負担を減らしたい方は、まず無料の業務改善診断からお気軽にご相談ください。現場の状況をヒアリングし、どこから手をつけるべきかをレポートにまとめます。
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