FAXをやめたいけど、やめられない
「うちはまだFAXが主力です」と聞いても、医療機関の事務スタッフなら驚かないはずです。紹介状のやり取り、薬局への処方情報の連絡、健診結果の送付——気づけば1日に何十枚も送受信している、という職場も珍しくありません。
他の業界では「もうFAXなんて」という流れになっていますが、医療の世界では事情が違います。FAXが残り続けるのには、それなりの理由があります。
- 連携先の医療機関や薬局がFAXしか受け付けていない
- 送信した記録が紙で手元に残り、トレーサビリティが確保しやすい
- 電子カルテや既存のシステムとFAXが連動しており、変えるとかえって手間が増える
- 「これまでずっとこうしてきた」という慣例
これらはどれも、現場として無視できない理由です。「DX推進」と言われても、連携先が変わらない限りこちらだけでは動けない——そういうジレンマを抱えている事務担当者は多いと思います。
でも、だからといって「全部FAX」を続ける必要もありません。
一気にゼロにしなくていい。変えられるところから少しずつ減らしていくだけで、業務の手間はかなり違ってきます。
まず「送信先の分類」から始める
FAX削減を進めるとき、いきなり「全部やめよう」と動くと必ず壁にぶつかります。相手があることなので、こちらの都合だけでは動けないからです。
だからこそ、最初にやるべきことは**「送信先を分類する」**ことです。
変えられる相手・変えられない相手
送信先を洗い出して、2種類に仕分けします。
変えられる可能性がある相手
- 院内の各部署や同一法人内の施設
- すでにメールやシステムを使っている取引先・業者
- 定期的に連絡を取っており、担当者と話しやすい相手
当面は変えられない相手
- 「FAXのみ」と明示している連携先の医療機関や薬局
- 送付書類の形式が法令や保険請求のルールに縛られているもの
- 大量送信が必要で、代替手段の整備にコストがかかる相手
この分類をするだけで、「削減できる余地がどこにあるか」が見えてきます。院内のやり取りにFAXを使っているなら、まずそこから変える。それだけでも、枚数・時間・用紙代のムダが削れます。
「変えられない相手」は無理に変えようとしない。その判断が、現場を混乱させずに進めるコツです。
(1) メール・クラウドFAXへの移行
変えられる相手が見つかったら、代替手段を検討します。
院内・法人内はメールやチャットへ
院内連絡にFAXを使っているなら、メールやビジネスチャットへの切り替えが最もシンプルです。Gmailは多くの医療法人がすでに使っていますし、Google Chatであれば無料で使えます。
「誰が送ったか」「いつ送ったか」がログで残るため、紙のFAXより記録管理が楽になる面もあります。
外部へのFAXはクラウドFAXで効率化
どうしてもFAXが必要な相手には、クラウドFAXサービスが使えます。物理的なFAX機を使わずに、PCやスマートフォンから送受信できるサービスです。
メリットは大きく3つあります。
- 受信がメールで届く — 機械の前に立って出力を取りに行く手間がなくなる
- 送受信の履歴がデジタルで管理できる — 「送ったかどうか」の確認が簡単
- インクや用紙のコストが下がる — 使った分だけ費用が発生する従量制が多い
代表的なサービスとして「eFax」「j-fax」などがあります。月額数百〜数千円程度のものが多く、枚数が少なければ安価に使えます。
ただし、電子カルテや医事システムと連携する場合は、ベンダーへの確認が必要です。すでにFAX連動の機能が含まれているシステムもあるので、まず現行システムの仕様を確認するのがおすすめです。
(2) 受信FAXのデジタル保管
「送信はなんとかなっても、受信がネックで……」という声もよく聞きます。
連携先から毎日大量のFAXが届く。それを確認して、担当者に回して、ファイリングして——この流れが完全に紙ベースで動いていると、保管スペースも時間もかかります。
スキャン→PDF保存のルールをつくる
受信したFAXをすぐスキャンしてPDFに変換し、共有フォルダに保存するルールを整備するだけで、保管管理が一気に楽になります。
ポイントは「ファイル名のルールを統一する」こと。たとえば「日付_送信元_内容」の形式にしておくと、後から探すときに誰でも迷わず見つけられます。
例: 20260508_〇〇クリニック_紹介状.pdf紙のFAXそのものをすぐには捨てられない場合でも、デジタルコピーがあれば検索・共有が格段に楽になります。紙は「念のための保存」に留め、実務はデジタルで回す体制に近づけます。
クラウドFAXで受信を自動デジタル化
先述のクラウドFAXサービスを使えば、受信時点からデジタルデータとして届きます。メールの受信トレイにPDFで入ってくるため、スキャンの手間そのものがなくなります。
ただし、クリニックや病院のFAX番号を変更する必要があるケースもあるため、導入前に患者・連携先への周知計画が必要です。電話番号と同様、FAX番号も変えると混乱が起きやすいので、慎重に判断してください。
「一気にゼロにしなくていい」が、実は正解
FAX削減の話をすると、「全部変えないとどうせ中途半端」と感じる方がいます。でも現場の経験からすると、むしろ逆です。
一気にゼロにしようとした職場ほど、連携先への説明が追いつかず混乱が起きたり、スタッフが新しい手順に慣れる前に元に戻ってしまったりするケースが多い。
段階的に進めることで、
- 失敗しても影響範囲が小さくて済む
- スタッフが少しずつ慣れていける
- 「この方法は合わなかった」という判断もしやすい
という利点があります。
まずは院内FAXをひとつメールに切り替える。それだけでいい。
それが定着したら、次の1件を変える。そうやって少しずつ積み重ねていく方が、結果的に早く変わっていきます。
まとめ：今日から始める3ステップ
- 送信先リストを作り、「変えられる/変えられない」に分類する
- 院内・法人内のFAXをメールやチャットに切り替える
- 受信FAXのスキャン保存ルールを整備する（余裕があればクラウドFAXも検討）
FAXをいきなりゼロにする必要はありません。「減らせるところから減らす」を積み重ねることが、現実的な変化への近道です。
どこから手をつければいいか迷ったとき、具体的な状況を整理しながら一緒に考えることもできます。
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