医療事務の残業を減らす5つの方法｜すぐ実践できる業務効率化

医療事務の「帰れない」には理由がある

レセプト請求、書類作成、電話対応、患者対応、院内の雑務。医療事務の仕事は多岐にわたり、気づけば定時を過ぎているという方も多いのではないでしょうか。

ある調査では、医療事務の約6割が「日常的に残業がある」と回答しています。しかも、その残業の多くは「仕組みを変えれば減らせるもの」です。

ここでは、明日からでも始められる5つの方法を紹介します。

診断書、紹介状の添え状、各種届出書類。毎回ゼロから作っていませんか？

よく使う書類をテンプレート化して共有フォルダに置いておくだけで、1通あたり10〜15分の短縮が見込めます（※書類の種類により異なります）。

ポイントは「80%完成した状態」のテンプレートを作ること。患者名や日付だけ変えれば出せる状態にしておくと、効果が大きいです。

月末のレセプト集計や患者数の集計を、手作業でExcelに入力していませんか？

Googleスプレッドシートの関数や、簡単なマクロを使えば、集計作業を半自動化できます。初期設定に2〜3時間かかりますが、毎月3〜5時間の削減効果が期待できます。

「まだFAX使ってるの？」と言われても、相手がFAXを使っている限りやめられない。それが現実です。

ただし、自分から送る分だけでもメールやクラウドFAXに切り替えるだけで、印刷→送信→確認の手間が大幅に減ります。「受信はFAX、送信はメール」というハイブリッド運用から始めるのが現実的です。

レセプト提出前の確認、月初の届出確認、各種期限管理。「うっかり忘れ」を防ぐために、頭の中で覚えておく必要はありません。

Googleスプレッドシートで簡易チェックリストを作り、毎月コピーして使い回すだけで十分です。記憶に頼る業務が減ると、精神的な負担もかなり軽くなります。

電話メモ、院内連絡、患者への説明文。同じような文章を何度も打っていませんか？

辞書登録やテキスト展開ツールを使えば、「しょ」と打つだけで「初診の受付についてご案内いたします。」と展開されるようになります。1回の入力は数秒の差ですが、1日50回以上入力する医療事務では、積み重なると大きな差になります。

合計すると、月10〜18時間の削減が見込めます（※施設の規模や業務内容により異なります）。

「うちでも何かできることがあるかも」と思った方は、お気軽にご相談ください。

こちらの記事もおすすめです：