デイサービスの送迎管理をスプレッドシートで効率化する方法

毎朝、紙と格闘していませんか？

「今日は○○さんが休みだから、ルートを入れ替えて…」「新しい利用者さんの住所、どこのバインダーに書いたっけ」「ドライバーに渡す紙、コピーするのを忘れた」

デイサービスの送迎管理あるあるを並べると、きりがありません。

利用者さんの人数が増えれば増えるほど、送迎のルート組みは複雑になります。欠席連絡が入るたびにルートを組み直して、ドライバーに新しい紙を渡して、送迎表を修正して——これを毎朝こなしているうちに、気づけば30分、40分と時間が消えていく。

この記事では、Googleスプレッドシートを使って送迎管理を一本化する方法を、実際の現場をイメージしながら紹介します。特別なシステムを導入しなくても、今日から使えるやり方です。

まず土台として、利用者の送迎に必要な情報をひとつのスプレッドシートにまとめるところから始めます。

紙の台帳、ケアマネからのFAX、ホワイトボードのメモ——散らばっている情報を一箇所に集めるだけで、探す手間がなくなります。

管理すべき情報は、最低限これだけあれば十分です。

これをベースシートとして持っておけば、送迎表を作るたびに「あの人の住所どこだっけ」と探し回る必要がなくなります。

**ポイントは「更新しやすくしておくこと」**です。担当者が変わっても、誰でも開いて確認・修正できる状態にしておく。情報が古いまま放置されると、せっかくのシートが使われなくなります。Googleスプレッドシートはクラウド上で共有できるので、複数人で同時に確認・編集できる点が紙との大きな違いです。

利用者情報がスプレッドシートに揃ったら、次はGoogleマップと組み合わせてルートを組み立てる作業です。

Googleマップには「複数地点のルート検索」機能があります。出発地（施設）から最初の利用者宅、次の利用者宅……と順番に地点を追加していくことで、走行ルートと所要時間を地図上で確認できます。

使い方は簡単です。

スプレッドシートに住所が整理されていれば、コピー&ペーストで次々と入力できます。住所を探しながら打ち込む、という手間がなくなるだけで、作業スピードが体感できるくらい変わります。

経路確認で意識したいこととして、時間帯によって混雑するエリアは変わります。朝の通勤ラッシュと夕方の帰宅ラッシュでは、同じルートでも所要時間が変わることがある。Googleマップは出発時刻を指定した所要時間の予測ができるので、「○時出発」に設定して確認するとより実態に近い時間を把握できます。

作成したルート情報は、スプレッドシートの「送迎表シート」に転記しておくと管理しやすくなります。

送迎管理で一番バタバタするのが、当日朝の欠席連絡です。

「○○さんが熱で休みます」という電話が来るたびに、その日の送迎表を書き直して、ドライバーに連絡して、というやり取りが発生します。ここを仕組み化しておくと、現場の慌ただしさが大幅に減ります。

おすすめのフローはこうです。

朝の欠席対応フロー（スプレッドシート活用版）

ここで重要なのは、「本日の送迎表」は毎日コピーして使い回すという運用にしておくことです。

前日の夕方に翌日分のシートを複製して、通常の乗車順をベースに入力しておく。当日の変更はそこに上書きするだけ。ゼロから作り直すよりも、「修正」で済むようにしておく方が断然ラクです。

また、ドライバーへの連絡手段を統一しておくことも大切です。「送迎表はLINEグループで共有する」「変更があったらグループに一言送る」というルールを決めておけば、口頭やメモのやり取りによる伝達漏れを防ぎやすくなります。

「スプレッドシートの設定って難しいんじゃ？」という声をよく聞きます。

最初に基本シートを作るときは少し時間がかかりますが、一度できてしまえば、あとは日々の運用で「欄を埋めるだけ」になります。難しい関数や自動化は必要ありません。

送迎管理の効率化を進めると、こんな変化が起きることが多いです。

送迎業務が毎日のことだからこそ、少しの仕組み改善が積み重なって大きな時間の節約になります。

そして、送迎以外にも「なんとなく時間がかかっている業務」は必ずあります。記録、シフト管理、書類対応——それぞれに小さな仕組みを積み上げることで、現場の余裕は確実に生まれます。

あなたの施設の送迎管理、もっとシンプルにできるかもしれません。