「AIを導入したい」の前に考えるべきこと
「うちもAIを使ってみたい」。医療・介護の経営者から、最近よくこの言葉を聞きます。
ニュースで「AI活用で業務効率化」と報じられるたびに、「うちは遅れているのでは」と焦りを感じる方も多いでしょう。しかし、15年以上にわたり医療・介護の現場に関わってきた経験から言えることがあります。
AIの導入は、最初の一歩ではありません。
現場の本当の課題はAI以前にある
400人規模の総合病院で業務改善プロジェクトを実施した際、最初に行ったのは全部署へのヒアリングでした。そこで見えてきたのは、意外な事実です。
- 課題の多くは「情報共有・連携」の問題だった
- 次に多かったのが「紙・手作業」の問題
- AIで直接解決できる課題は、実はごく一部だった
つまり、多くの現場では「AIを入れる前にやるべきこと」が山ほどあるのです。
最初の一歩は「業務の棚卸し」
AIを使う前に、まずやるべきことは業務の棚卸しです。
具体的には、以下の3つを整理します。
1. 時間がかかっている作業は何か
「毎月のシフト作成に30時間」「会議の議事録作成に毎回2時間」など、時間を数字で把握します。感覚ではなく、実際に計ってみることが大切です。
2. 「この人がいないと回らない」作業は何か
属人化している業務を洗い出します。担当者が休むと止まる仕事、引き継ぎできない仕事がないかを確認します。
3. 紙や手入力で行っている作業は何か
紙の申請書、Excelへの手入力、FAXでの送受信など、デジタル化できていない作業をリストアップします。
段階的アプローチのすすめ
業務の棚卸しができたら、以下の順番で改善を進めることをおすすめします。
ステップ1: 紙をなくす
Googleフォームやスプレッドシートを使って、紙の申請書や台帳を電子化します。特別なシステムは不要です。Googleアカウントがあれば今日から始められます。
ステップ2: 手作業を自動化する
繰り返しの作業をGoogle Apps Script（GAS）で自動化します。「毎月同じ集計をしている」「同じ文面のメールを何通も送っている」といった作業が対象です。
ステップ3: AIを活用する
ステップ1・2で業務が整理された段階で、初めてAIの出番です。Geminiを使った文書作成の効率化、議事録の要約、データ分析など、具体的な用途に絞って導入します。
なぜこの順番が重要なのか
この順番が大切な理由は2つあります。
1つ目は、効果が実感しやすいこと。紙をなくすだけで「3日かかっていた承認が即日になった」といった、わかりやすい効果が出ます。小さな成功体験が、次のステップへのモチベーションになります。
2つ目は、AIの効果を最大化できること。業務が整理されていない状態でAIを入れても、「何をさせればいいかわからない」となりがちです。ステップ1・2を経ることで、AIに任せるべき作業が明確になります。
まずは現状を知ることから
「何から始めればいいかわからない」という状態は、悪いことではありません。大切なのは、現場の状況を正しく把握することです。
ムラシンAIでは、無料の業務改善診断を行っています。現場にお伺いし、業務の非効率を3つ以上特定して、改善の優先度と効果をレポートにまとめます。「AIは後でいい。まず何をすべきか知りたい」という方も、お気軽にご相談ください。
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